サークル参加申込の変更点について

2021.07.03
Pocket

この度は令和三年(第八回)博麗神社秋季例大祭(以下、秋季例大祭8)へのご参加を検討いただきありがとうございます。秋季例大祭8では、去年の秋季例大祭・春の例大祭からの重要な変更事項がございます。サークル参加申込を行う前に、必ず変更内容をご一読ください。

1. 当選発送とサークル入場証の電子化について

<要約> ・当選発送を電子メールに変更します。メールの受信設定のご確認をお願いいたします。サークル入場証もLivePocketを使用した電子入場証に変更します。 去年の秋季例大祭・春の例大祭でGoogleフォームを使用した参加管理システムが不調であったことを受け、秋季例大祭8よりサークル参加者の参加管理システムをLivePocketに変更することにしました。このため、サークル参加入場証(サークル向けリストバンド引換券)はLivePocketのシステム上で電子証券として発行されるものを用いることとします。詳細は後日サークル参加案内にてご説明しますが、サークル参加の皆さまには全員LivePocketの会員登録をしていただき、メールにてお送りするシリアルコードを入力して電子入場証を発行し、当日にスマートフォンなどの画面か印刷した紙で入場証を提示していただくことになります。(LivePocketの利用や入場証の発行は無料で行えます。このために費用が発生することはありません)  あわせて、サークル向け当選発送を全て電子メールによる案内に切り替えます。これまで紙でお送りしていたサークル参加案内・宅配搬入識別票なども、全て電子データでお送りする形となります。宅配搬入識別票は宅配便をご利用の際には印刷してご利用をお願いすることになります。 まとめると、従来の各発送物については、以下の通りになる予定です。
従来の発送物 今後の対応
サークル入場証 LivePocketより発行されます。発行のためのシリアルコードをメールで送付します。
サークル参加案内 公式Web上に掲載し、ダウンロードしていただく予定です。必要に応じてご自身で印刷をお願いします。
宅配搬入識別票 公式Web上に掲載し、ダウンロードしていただく予定です。必要に応じてご自身で印刷をお願いします。
サークル参加登録証 扱いを検討中です。廃止するか、当日のお渡しになる予定です。
頒布物表 扱いを検討中ですが、当日のお渡しになる予定です。
お申込の際は、添付ファイルなどの受信が可能なメールアドレスの記入をお願いいたします(キャリアメールは不可とさせていただきます)。また、「reitaisai.com」からのメールの受信を必ず許可しておいてください。また、もしメールが届かない場合は、問い合わせの前に受信設定と迷惑メールボックスの中を必ずご確認ください。度々、「メールが届かない」というご連絡をいただくことがありますが、こちらからの返信は同じ「reitaisai.com」から送信されるため、受信設定がされていないとこちらから何度返信しても結局届かず、こちらに延々と不着連絡が届き続けることになります。こちらからは対処の仕様がありません。  なお、当落発送としてお送りするメールは1通とは限りません(現時点では、参加案内などのご案内とシリアルコードのご案内は別メールで送付する予定です)。必ず送付されたメールのご案内を確認ください。  また、落選時の返金については従来と同様に郵送にて発送します。  以上、サークルの皆様にはお手数をおかけいたしますが、ご協力お願いいたします。

2. サークル入場証の枚数について

<要約> ・サークル入場証は基本「1SPに1枚」ですが、9月中旬時点で増やせる状態ならば増やします。必ず2枚必要な場合は、2SPでお申込ください。足らなくても追加申請は出来ません。 サークル入場証の枚数については、春の例大祭でも相当数のご意見をいただきました。そのほとんどが「1スペース(以下、SP)に1枚では足りない」という内容のものでした。春の例大祭においてサークル入場証の枚数は、サークル参加者のサークル内での密集防止の観点と、政府によるイベントの参加人数の上限規制により、1SPに2枚の入場証を提供することが難しいと判断し、1SPにつき1枚とさせていただいておりました。このことは春の例大祭の申込受付時に公式Web上で説明しており、入場証が2枚必要な場合は2SPで申し込んでいただくようアナウンスを行っておりました。その際、1SP申込サークルの入場証追加申請は受理しない旨も記載しており、実際に春の例大祭での1SP申込サークルの入場証の追加申請については、事情に関わらず全却下させていただいております。  今回の秋季例大祭8については状況が改善すれば1SPに2枚に戻したいと考えておりますが、現時点では東京2020オリンピック・パラリンピックやワクチン接種の影響が今後どのように現れ、イベント参加人数上限規制がどのように変わっていくかが未知数なため、1SPに2枚をお約束できる状態ではありません。  このため、今回のサークル申込については現時点では1SPに1枚のみをお約束とし、ある程度先が見通せるようになる9月中旬に実際のサークル参加申込数及びその時点でのイベント参加人数上限規制の状況を踏まえて決定し告知します。入場証の枚数が2枚になったことにより追加の参加費が発生したり、逆に入場証の枚数が1枚になったことにより参加費の返金が発生したりすることはありません。  なお、前回に引き続きとなりますが、入場証が1SPに1枚である場合には、1SPで申込されている全てのサークルについて理由の如何を問わず入場証の追加申請は受理いたしません(入場証が1SPに2枚になった場合には、通常の例大祭と同様の基準で入場証の追加発行申請についても対応を行う予定です)。何らかの事情によりどうしても入場証が2枚必要な場合は、恐れ入りますが2SPでの申込を行ってください。また、お知り合いのサークルがいる場合は、一緒に2SPで申し込んでいただくか、合体サークルとして申込していただくことを強くお勧めします。よろしくご検討ください。  (分かりやすさを優先してここまで「入場証の枚数」という形で記載していますが、今回よりサークル入場証は電子化されるため、実際にはサークル入場証発行のためのシリアルコードをお渡しする数が1つか2つかの差となります)  また、春の例大祭で使用した1SPのサークルスペースの机の中央に立てるためにお渡ししたパーテーションについては、春の例大祭での使用率が芳しくなかったことと費用対効果の観点から、情勢が改善していればなるべく使用しないこととしたいと考えております。サークル様ご自身で用意していく分には全く問題ございませんので、必要な場合はご検討ください。

3. なかよしコード・アナログプラン・デジタルプランの解禁について

<要約> ・秋季例大祭専用プランを2年ぶりに再開します。感染症対策で注意事項がありますので、使用時はご注意ください。 ご要望の多かったなかよしコード・アナログプラン・デジタルプランの各秋季専用の申込プランについて、今回より募集を再開いたします。ただし、各プランについては募集要件として感染症対策を組み込むことが追加となっていますので、申込の際にはご注意ください。  感染症対策の内容については、ガイドラインとして以下のように考えております。詳細は対象サークルに参加案内と同時期にお送りいたしますが、調整には柔軟に応じる予定ですので目安としてお考えください。 <デジタルプラン> ・試遊ごとのコントローラー・キーボード・タッチパネルなどの消毒の徹底 <アナログプラン> ・試遊前の手の消毒の徹底 ・発声を伴うゲームの場合、アクリルパーテーションなどによる飛沫感染防止策を講じること ※これらの消毒用品やパーテーションは、原則としてサークル様ご自身で用意していただく形となります。  また、なかよしプランを使用したプチオンリー・部活動などの企画についても募集を行いますが、感染症対策に配慮した内容に調整させていただく可能性があることを予めご了承ください。  制限の多い形での募集となってしまいますが、なるべく多くのサークル様に様々な企画を行っていただき、一緒に例大祭を盛り上げていきたいと考えております。不明な点は是非ご相談ください。よろしくお願いいたします。 ※なお、アナログプランについては試遊卓の運営の都合と元よりお渡しするスペースが広いことを踏まえ、上記入場証の判断に関わらず4枚の入場証をお渡しする予定です。