隱私權政策

個人資料保護指引

株式会社ＡＳＨ及博麗神社社務所（以下稱為「本社務所」）在主辦活動（以下稱為「本活動」）時，將根據本指引處理收集、管理和使用個人資料。

第一條　遵守法律

本社務所將誠實遵守個人資料保護相關法律法規以及本指引，對收集、管理和使用本活動相關個人資料進行適當處理。

第二條　處理的個人資料

1. 本社務所將處理以下類型的個人資料：

1. 參與社團（以下稱為「社團」）相關個人資料（姓名，出生日期，性別，地址，電話號碼，電子郵件地址，筆名，社團名稱，社交媒體帳號等）
2. 活動參加者（以下稱為「參加者」）相關個人資料（姓名，性別，電話號碼，電子郵件地址等）
3. 員工，志願工作人員相關個人資料
4. 其他本社務所營運所需的個人資料

2. 本社務所收集的個人資料將在本社務所內設定的期間內保存後，依序進行銷毀。但前項（2）的個人資料，將於活動結束後的三個月內進行銷毀。

第三條　個人資料使用目的

1. 本社務所將根據以下目的使用收集到的個人資料：

1. 參與社團管理和活動運營相關資訊處理
2. 與參與社團聯繫、詢問和協作要求
3. 協助各種出版物等的發布和通知
4. 在本活動發行的場刊以及運營的網路系統中發布
5. 向參加者提供資訊、協作要求和通知
6. 為了舉辦本活動和與上述相關的業務使用

2. 若超出前項特定使用目的範圍，將事先取得當事人同意。
3. 不受前兩項限制，於以下情況可能使用個人資料：

1. 基於法律規定的情況
2. 基於為了保護人的生命、身體或財產之必要，且無法取得當事人同意的情況下
3. 為了促進公共衛生或兒童健康成長之必要，且無法得到當事人同意的情況
4. 國家機構或地方政府機構或其委託者需要協助執行法定職責，且因當事人同意可能對執行該職責產生不利影響的情況

4. 如果本社務所更改個人資料使用目的，必須在相關聯且合理的範圍內進行修改。此外，如果更改使用目的，除法律另有規定外，將在本指引中公開更改的目的。

第四條　合法取得

1. 本社務所將合法且合理地取得個人資料，不使用虛假或其他不正當手段取得資料。
2. 除法律規定外，本社務所不會未經當事人事先同意而取得高機敏性的個人資料。

第五條　確保個人資料內容的準確性

本社務所將在必要範圍內確保個人資料的準確性和最新性，並且在不再需要使用時，會盡快刪除該個人資料。

第六條　安全管理措施

本社務所將適當地管理取得的個人資料，並實施預防未經授權的訪問、丟失、篡改或泄露等安全措施，並採取必要且合適的安全管理措施。此外，將建立必要的內部規則來確保實施這些安全管理措施。

第七條　第三方提供

除非事先得到當事人同意，否則本社務所原則上不會提供給第三方持有的個人資料。然而，在以下情況下，可能會提供給第三方：

1. 基於法律規定的情況
2. 基於為了保護人的生命、身體或財產之必要，且無法取得當事人同意的情況下
3. 為了促進公共衛生或兒童健康成長之必要，且無法得到當事人同意的情況
4. 國家機構或地方政府機構或其委託者需要協助執行法定職責，且因當事人同意可能對執行該職責產生不利影響的情況

第八條　意見聯絡窗口

如對本社務所處理個人資料的方式有任何意見、疑問或相關事宜，請聯繫以下窗口：
＜意見聯絡窗口＞
郵遞區號：101-0021
地址：東京都千代田区外神田6-16-5　外神田ミヤマビル4階 株式会社ASH 個人情報保護擔當
電話：03-5817-8418

第九條　保有個人資料的使用目的等

1. 本社務所將在第三條第1項所列的使用目的範圍內使用所有保有的個人資料。
2. 保有個人資料的業務者為株式会社ASH。
3. 對於保有個人資料的使用目的，本社務所不會回應個別的揭露請求。

第十條 保有個人資料的揭露請求等

本社務所將在收到正式書面請求並完成當事人身份確認後，根據以下分類進行保有個人資料的揭露等操作：

1. 向當事人揭露保有個人資料
   當事人有權要求本社務所提供與其相關的保有個人資料（僅限於在電腦處理和保存的數位資料以及紀錄在紙質媒體上並且易於檢索的資料）。但在以下情況下，本社務所可能不會全部或部分揭露保有的個人資料：

1. 可能損害當事人或第三方的生命、身體、財產或其他權益的情況
2. 可能嚴重影響本社務所業務正常運作的情況
3. 可能違反其他法律法規的情況

2. 保有個人資料的更正等
   如果當事人認為本社務所所持有的與其相關的個人資料不準確，可以要求更正、補充或刪除（以下稱為「更正等」）該個人資料。
3. 保有個人資料的使用停止等
   如果本社務所持有的與當事人相關的個人資料被超出使用目的範圍、通過欺騙或其他不正當手段獲取，或未經當事人同意而提供給第三方，則當事人有權要求停止使用或刪除（以下稱為「使用停止等」）該個人資料。但是，如果使用停止等會造成巨大費用或難以實現，或者存在其他保護當事人權益的必要替代措施，則可能不會進行使用停止等。
4. 揭露程序
   要求保有個人資料的揭露、更正等、使用停止等（以下簡稱「揭露等」）的當事人，請按照本社務所指定的表格填寫，並將申請提交至下方的揭露等請求地址。此外，對於揭露等請求的回應將通過郵寄方式發送至當事人提供的地址。

   揭露

   揭露等請求地址

   郵遞區號：101-0021
   地址：東京都千代田区外神田6-16-5　外神田ミヤマビル4階　株式会社ASH 個人情報保護擔當

   揭露等程序

   提交的文件清單

   1. (1) 保有個人資料揭露等請求書（請使用本社務所指定的表格）→[表格(PDF)]
   1. ①當事人的姓名和與姓名相符的印章
   2. ②當事人的地址
   3. ③身份證明文件
   4. ④請求事項
   5. ⑤請求理由
   如果是揭露請求，請提供與揭露要求者相關的資訊以及提供給本社務所的時間等詳細資訊。如果是更正請求，請提供正確的資訊。如果是使用停止等請求，請提供相應的理由。
   6. ⑥代理人的姓名和與代理人姓名相符的印章
   7. ⑦代理人的地址
   請注意，若是當事人提出的請求，不需要提供⑥和⑦。
   2. (2) 當事人的身份證明文件（選擇提供①或②中的一種）
   1. ①駕照、護照、居留證名、特別永住證明書、個人識別號碼卡、身分證（請勿發送帶有個人識別號碼的畫面）等由政府發行帶照片的證件。請提供一項副本。
   2. ②戶籍謄本、健康保險證、年金手冊等由政府機關發行並不帶照片的證明文件的副本。請提供兩項副本。
   3. (3) 回郵信封（請在信封上填寫請求者地址，與請求者證件上記載的地址相符）。
   4. (4) 代理人提出請求時，需附上代理權證明文件（法定代理人需提供戶籍謄本等，自行委託代理人需提供委託書。若非律師代理，請附上委託書及本人印章，並提供印章證明文件。）

   揭露相關費用

   每件揭露等請求手續的費用為1000日圓。請以郵票繳納費用。若本社務所無法回應揭露等要求，手續費恕不退還。

5. 若無法滿足揭露等請求
   以下情況（１）和（２）不接受揭露等請求。

1. (1) 因請求內容不完整等原因無法受理
若存在以下情況，將無法受理請求。請修正不完整之處，並按照本社務所的程序重新提交申請文件。若經通知後一段時間仍未收到重新提交的申請文件，本社務所將視為取消揭露等請求。
1. ①未使用本社務所指定的申請文件
2. ②提交的文件不足
3. ③申請文件中提供的資訊無法識別申請者身份
4. ④申請文件中提供的地址、用於身份證明的文件上的地址與本社務所登記的地址不一致，無法確認是否為客戶提出的請求
5. ⑤代理人無法證明其代理權
6. ⑥其他提交的申請文件存在不完整之處
7. ⑦非本社務所指定的程序提出請求的情況
2. (2) 拒絕揭露等請求
1. 甲 通知使用目的
　若存在以下情況，本社務所將無法的通知相關個人資料的使用目的。
1. ①若通知使用目的會對當事人或第三方的生命、身體、財產等權益造成損害的情況
2. ②若通知使用目的會損害本社務所的權益或合法利益的情況
3. ③若必須協助政府機構或地方自治團體執行法定職責，並且通知使用目的會對執行該職責造成影響的情況。
2. 乙 揭露
以下情況，本社務所無法揭露相關個人資料。
1. ①若揭露可能對當事人或第三方的生命、身體、財產等權益造成損害的情況
2. ②若揭露會對本社務所的業務正常執行造成重大影響的情況
3. ③若揭露可能違反其他法律的情況
4. ④若揭露需按照其他法律的特殊程序進行的情況
3. 丙 訂正等（訂正、追加、刪除）
以下情況，本社務所無法提供相關個人資料的訂正等服務。
1. ①若其他法律規定了特殊程序以進行內容的訂正、追加、刪除的情況
2. ②若內容的訂正、追加或刪除不是為了實現該個人資料的使用目的的情況
4. 戊 使用停止等（使用停止、刪除）
以下情況，本社務所無法提供相關個人資料的使用停止等服務。
1. ①若僅需部分停止使用或刪除相關個人資料以修正違規的情況
2. ②若停止使用或刪除需要大量費用，或者無法實施其他停止使用等措施以保護客戶權益的情況
5. 己 停止提供第三方
以下情況，本社務所無法停止提供相關個人資料給第三方。
1. ①若停止提供給第三方會產生大量費用，或者無法實施其他措施以停止提供並保護當事人權益的情況

第11條 持續改善

1. 本社務所將持續審查、檢討和改善對個人資料的處理，以實踐上述各項原則。
2. 為了確保正確處理個人資料的，我們將適時修訂本指南，並在修改後盡快公布。

制定日期：2020年10月15日 最終修改日期：2020年10月15日